Posthanteringen

Ritterrost_post_postauto_big

I veckans tema – hallen, finns posthantering med som en bisats. För oss är posthanteringen ett helt eget problem, av inte så liten dignitet, som motiverar ett helt eget inlägg.

Vi har postlåda i trapphuset samt en tidningsklämma utanför vår dörr. När vi hämtar posten, nästan varje dag, ser flödesschemat (idé hämtad från boken Lean@home som jag recenserat här) ut ungefär såhär:

  • Tittar igenom om det är något intressant på vägen upp för trappan. Det intressanta öppnas direkt och har man tur kan kuvert (som inte ska återvinnas eftersom de innehåller för mycket lim) åka direkt i sopporna.
  • Ointressant post eller tidningar som kräver mer tid än tre sekunder på hallmattan läggs i köket bredvid spisen. Intressant post kan hamna lite var som helst i lägenheten beroende på var efterföljande aktivitet är. Oftast i köket eller vardagsrummet.
  • Posten bredvid spisen hittas med nya stekfettsfläckar någon gång efter middagen och kanske öppnas om den verkar tillräckligt lockande. Gratistidningar och medlemstidningar ligger här lite längre. Sedan flyttar de vidare till köksbordet, köksfönstret, diskstället och tillslut hamnar de i min handväska eftersom jag tänker att jag ska läsa dem när jag är uttråkad på bussen vilket jag aldrig är eftersom jag jämt cyklar.
  • All post som kräver någon åtgärd placeras i min handväska om den är till mig och på min sambos skrivbord om den är till honom.
  • Hjärtegrynspost som kräver åtgärd hamnar i ett limbo, i bästa fall med magnet på kylskåpet för allmän beskådan, i sämsta fall i förskoleryggsäcken där den ligger för tid och evighet och aldrig får någon åtgärd alls.
  • Färdigbehandlad post slängs eller arkiveras i våra postmappar i köket.
  • Efter ett par månader rensans mapparna och långtidsarkiveringen tar vid i pärmar med någorlunda system. Post som inte passar in under redan valda rubriker ligger för alltid i mappen.
  • Med ett par års mellanrum rensas arkivpärmarna men ganska lite slängs eftersom vi aldrig är säkra på att vi inte behöver de där gamla papprena ändå.

Inte ett så bra system alltså. I en idealvärld hade flödesschemat istället sett ut såhär:

  • Posten sorteras direkt på hallmattan i antingen kategorier eller efter adressat.
  • Alla som öppnar sin post slänger genast kuverten och vidtar nödvändig åtgärd
  • Färdigbehandlad post placeras direkt i långtidsarkivet där rubriker och kategorier överensstämmer med vad som ska arkiveras.
  • En årlig rensning i arkiven ser till att endast aktuell post arkiveras.

Vad som krävs för att mindre fungerande postflöde skulle övergå i idealflödet:

  • Tid att åtgärda posten direkt. Kanske är detta ett tankefel från vår sida. Tid handlar ju nästan alltid om att prioritera och hur mycket tid tar det egentligen att leta efter borttappad post eller att missa saker vi kunde fått veta av att ha bättre koll på posten?
  • Disciplin att ta tag i posten direkt.
  • En minskning av inflödet av gratistidningar som slammar igen vårt system (och min handväska!) så fort jag gjort någon räddningsaktion. Ett alternativ skulle vara att alltid lägga dessa direkt i återvinningen och betrakta tids- och rensningsvinsterna som större än den eventuella förlorade informationen från ovan nämnda tidningar.
  • Gemensam kalender eller regelbundna planeringsmöten för att kunna åtgärda posten (framför allt den till hjärtegrynet) bättre och med större träffsäkerhet. Samt säkerställa att alla berörda nåtts av infon.

Förvaring som skulle kunna hjälpa oss:

  • Postfack i hallen, kanske i form av tidningsklämma?
  • Ta bort korttidsförvaringensmapparna som ändå inte fungerar. Tvingar oss att sätta in i arkiven direkt (eller gör att allt hamnar på köksbänken igen?)
  • Ordning i arkiven.

Kortfattat tycker jag att detta är svårt. Vi har provat flera olika metoder men just nu funkar det alltså inte alls bra. Gemensam kalender finns visserligen men funkar inte så bra eftersom jag bara kan se den från min dator just nu (väntar på min första fairphone!)

Hur gör ni med posten? Har ni några förslag som skulle kunna hjälpa oss?

Annonser

12 thoughts on “Posthanteringen

  1. Hej. Tack för intressant inlägg. Själv har jag inte mycket post nu för tiden. Det som sparat mest tid och jobb är dels att inte ha någon dagstidning och framför allt att säga av sig reklamen. Saknar ingendera trots att jag är uppväxt med dagstidning hela livet. När man gör en sådan förändring upptäcker man hur mycket som går av gammal vana men som egentligen inte betyder något. Gunilla

  2. Bra tips där att strunta i dagstidningen! Men hur blir man av med gratistidningarna som kommer trots ”ingen reklam”-skylten? Får du också sådana? Här där vi bor får vi tre (!!) i veckan! Det är Lokaltidningen, Hallå och Sydsvenskans sammanfattningstidning. Försöker övertala mig själv att de ändå inte intresserar mig men har svårt att komma över spärren att har någon bemödat sig med att skriva, trycka och distribuera tidningen borde jag i alla fall titta lite i den….

  3. Äsch, skrev en lång kommentar o. så försvann allt när jag skulle skicka den :-(… gör ett nytt, lite kortare försök:
    * Jag personligen tror inte på ännu en station för saker som gärna blir liggande runtom i bostaden, det brukar bara bli ännu ett moment som stjäl ens energi. Tror hellre på så få moment som möjligt…
    * Steg 1 anser jag vara att stoppa inflödet av post/papper. Gör ett tillägg på ”Ej reklam”-skylten: ”Ej heller samhällsreklam” eller byt ut skylten till en ny: ”Endast adresserad post!” o. om Ni har möjlighet så öppna när postutdelaren kommer o. förklara läget, de brukar kunna sitt område väl o. minnas vad som gäller ( att det sedan blir misstag när det är semester o. dylikt får man ta ).
    * Adresserad post som Ni inte vill ha: Maila kundservice o. be dem stryka Er från adresslistan. Säg upp prenumerationer på tidningar Ni ändå inte läser.
    * Dagstidningen: Ha kvar den om Ni har glädje av den, fråga ngn granne om h*n vill ha den efteråt? Då blir Ni av med den samma dag 🙂 Vi gör så i vårt hus, vi är tredje hushållet på tidningen o. jag bär den sedan till pappersinsamlingen nästa dag.
    * Ha en stor almanacka där allt kom-i-håg ryms; scheman, tider, telefonnummer etc. så slipper Ni smålappar.
    * Skaffa e-faktura o. e-bekräftelse på allt som går. Undvik skriva ut mer än absolut nödvändigt. Rensa bort allt som inte behöver sparas.
    * Ha endast papper på ett ställe i hemmet, i anslutning till arkivet eller almanackan.

    Hoppas att dessa tips kan vara till hjälp & lycka till med rensningen 🙂

  4. Vi får 2 tidningar, Annonsbladet och en sammanfattning från dagtidningar. Jag ögnar igenom dem ibland. Man får nog fråga sig själv – för vem gör jag det och sen ta ställning till vad som är bäst för en själv, man gör det inte för någon annan.

  5. Underbart, tack för ett gott skratt! Inger elakt skratt, bara hög igenkänningsfaktor 😀 jag får inte så mycket post, har oxå ingen reklam o försöker att maila tillbaka eller kontakta vissa som jag fått reklam från typ klubbar från affärer o sånt o meddelat att jag inte vill ha post. Vi har en tidningssamlare i köket där vi lägger det mesta som skall åtgärdas men det funkar halvbra! Vi letar rätt ofta efter div papper 😀
    Ser fram emot att läsa om dina rensningsuoodrag, blir inspirerad att ta tag i min egen röra! Karin

  6. Tack för dessa tänkvärda tips! Det där med tidning är ju superbt att ni har ett så bra system för. Snacka om att spara resurser på många plan!
    Ska bli bättre på att maila reklamutskickarna så vi slipper lite av posten. Just nu får vi väldigt mycket från olika mäklare men det går direkt i återvinningen och det är ju ett väldigt slöseri.
    Tack igen för engagemanget 🙂

  7. Spännande inlägg. Gillar det vardagsnära temat och hur du följer posten genom hemmet och olika tider 🙂
    Eftersom jag bor själv är det inte så mycket post som kommer till mig. Har satt upp en lapp så jag varken får gratistidningar eller reklam och i princip alla fakturor kommer som e-faktura eller autogiro vilket minimerar mycket och gör det lätt att hantera det som kommer. Diverse medlemstidningar (t.ex. facket, bostadsrättsorganisationen, mataffärer, föreningar m.m.) och den enda prenumeration jag har är det som skapar mest frustration. Ofta läggs de i en hög på köksbordet och betas av när jag har lust/ork.

  8. Smart att säga ifrån sig även gratistidningarna. Funkar det felfritt eller slinker det igenom ändå?
    Jättebra tips med e-faktura och autogiro med, det minskar ju inte bara arbetsbördan utan också posten och därmed miljön! 🙂

  9. Det fungerar väldigt bra gällande gratistidningarna. Vid något enstaka tillfälle har det trillat in en, men då rör det nog bara sig om ett misstag.

  10. Ping: Fungerande mellanstationer | Händelsevis

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s