Posthanteringen

Ritterrost_post_postauto_big

I veckans tema – hallen, finns posthantering med som en bisats. För oss är posthanteringen ett helt eget problem, av inte så liten dignitet, som motiverar ett helt eget inlägg.

Vi har postlåda i trapphuset samt en tidningsklämma utanför vår dörr. När vi hämtar posten, nästan varje dag, ser flödesschemat (idé hämtad från boken Lean@home som jag recenserat här) ut ungefär såhär:

  • Tittar igenom om det är något intressant på vägen upp för trappan. Det intressanta öppnas direkt och har man tur kan kuvert (som inte ska återvinnas eftersom de innehåller för mycket lim) åka direkt i sopporna.
  • Ointressant post eller tidningar som kräver mer tid än tre sekunder på hallmattan läggs i köket bredvid spisen. Intressant post kan hamna lite var som helst i lägenheten beroende på var efterföljande aktivitet är. Oftast i köket eller vardagsrummet.
  • Posten bredvid spisen hittas med nya stekfettsfläckar någon gång efter middagen och kanske öppnas om den verkar tillräckligt lockande. Gratistidningar och medlemstidningar ligger här lite längre. Sedan flyttar de vidare till köksbordet, köksfönstret, diskstället och tillslut hamnar de i min handväska eftersom jag tänker att jag ska läsa dem när jag är uttråkad på bussen vilket jag aldrig är eftersom jag jämt cyklar.
  • All post som kräver någon åtgärd placeras i min handväska om den är till mig och på min sambos skrivbord om den är till honom.
  • Hjärtegrynspost som kräver åtgärd hamnar i ett limbo, i bästa fall med magnet på kylskåpet för allmän beskådan, i sämsta fall i förskoleryggsäcken där den ligger för tid och evighet och aldrig får någon åtgärd alls.
  • Färdigbehandlad post slängs eller arkiveras i våra postmappar i köket.
  • Efter ett par månader rensans mapparna och långtidsarkiveringen tar vid i pärmar med någorlunda system. Post som inte passar in under redan valda rubriker ligger för alltid i mappen.
  • Med ett par års mellanrum rensas arkivpärmarna men ganska lite slängs eftersom vi aldrig är säkra på att vi inte behöver de där gamla papprena ändå.

Inte ett så bra system alltså. I en idealvärld hade flödesschemat istället sett ut såhär:

  • Posten sorteras direkt på hallmattan i antingen kategorier eller efter adressat.
  • Alla som öppnar sin post slänger genast kuverten och vidtar nödvändig åtgärd
  • Färdigbehandlad post placeras direkt i långtidsarkivet där rubriker och kategorier överensstämmer med vad som ska arkiveras.
  • En årlig rensning i arkiven ser till att endast aktuell post arkiveras.

Vad som krävs för att mindre fungerande postflöde skulle övergå i idealflödet:

  • Tid att åtgärda posten direkt. Kanske är detta ett tankefel från vår sida. Tid handlar ju nästan alltid om att prioritera och hur mycket tid tar det egentligen att leta efter borttappad post eller att missa saker vi kunde fått veta av att ha bättre koll på posten?
  • Disciplin att ta tag i posten direkt.
  • En minskning av inflödet av gratistidningar som slammar igen vårt system (och min handväska!) så fort jag gjort någon räddningsaktion. Ett alternativ skulle vara att alltid lägga dessa direkt i återvinningen och betrakta tids- och rensningsvinsterna som större än den eventuella förlorade informationen från ovan nämnda tidningar.
  • Gemensam kalender eller regelbundna planeringsmöten för att kunna åtgärda posten (framför allt den till hjärtegrynet) bättre och med större träffsäkerhet. Samt säkerställa att alla berörda nåtts av infon.

Förvaring som skulle kunna hjälpa oss:

  • Postfack i hallen, kanske i form av tidningsklämma?
  • Ta bort korttidsförvaringensmapparna som ändå inte fungerar. Tvingar oss att sätta in i arkiven direkt (eller gör att allt hamnar på köksbänken igen?)
  • Ordning i arkiven.

Kortfattat tycker jag att detta är svårt. Vi har provat flera olika metoder men just nu funkar det alltså inte alls bra. Gemensam kalender finns visserligen men funkar inte så bra eftersom jag bara kan se den från min dator just nu (väntar på min första fairphone!)

Hur gör ni med posten? Har ni några förslag som skulle kunna hjälpa oss?